イベント日から逆算してギフトを準備する

イベントの期限は出荷日ではなく受取期限です。梱包や配布の準備に商品が必要となる日から考えます。配送場所と箱を受け取れる担当者を決め、その日から仕入先と逆算して注文日程を組んでください。

まず依頼内容をそろえる

確定日程を求める前に、数量、商品仕様、デザイン、ロゴ位置、梱包条件を集めます。未決定事項は後の工程全体を動かす可能性があります。社内の意見をまとめる担当者を決め、購買、マーケティング、イベント担当のどの承認が必要か伝えてください。

校正確認の時間を確保する

校正承認を担当者の決まった予定として扱います。短いメッセージだけで承認せず、実際のファイル、寸法、色、文面、版を確認してください。他の担当者の確認が必要なら、その時間も含め、変更点を一つの明確な回答にまとめます。

サンプルで承認する内容を決める

既存品、名入れ済み品、量産前サンプルのどれが適切か相談し、費用と日程を確認します。サンプルが示す項目と、注文仕様に従って別途確認する項目を記録してください。発送前に受取担当者と意見の記録方法を決めます。

製作と輸送を分けて考える

製作計画の前提と輸送期間の見込みを確認します。最終デザイン承認や合意した支払いなど、何をもって日程開始とするかを明確にしてください。修正、複数配送先、会場の受入制限の影響も相談し、発送見込みを到着保証と同一視しないようにします。

受入後の余裕を残す

イベント前に数量、状態、仕分けを確認できる時間を確保します。受取時に箱のラベルを記録し、外観上の損傷があれば撮影してください。日程が厳しくなったら、変更を承認する前に実現可能な代案と費用を確認します。引渡し担当者が合意日程を見られるように保管します。